[Kde-br] Como foi a experiência de organização do Akademy-BR em 2011

[Filipe Saraiva]

Oi pessoal, em especial Henrique e Camila;

Ano passado, entre outras tentativas, eu e a Aracele ficamos
responsáveis, pós-Desktop Summit, em tentar organizar a edição do
Akademy-BR para que ocorresse ainda em 2011.

Acredito que são 2 os pontos mais importantes que a organização local
deve ter antes de qualquer outra coisa:  local onde ocorrerá o evento
e o local onde os participantes ficarão alojados. Os lugares podem ser
o mesmo, aliás.

No nosso caso, nós conseguimos uma parceria com a Casa da Cultura
Digital em São Paulo, que reúne vários grupos que discutem e produzem
mídia-ativismo, software livre, cultura livre, mexem com arduino, etc.
Eles se mostraram bastante empolgados em sediar o Akademy-BR.

Acho que o ponto fundamental que a organização deveria se preocupar
sobre o local onde ocorrerá o evento é quanto à conexão com a
internet: ela deve existir e ser de boa qualidade, com boa velocidade
e largura de banda razoável para o tamanho do evento. Nesse sentido,
seria interessante a organização tentar uma parceria com hackerclubs
(se existir) ou universidades.

O local onde os participantes ficarão alojados é o segundo ponto.
Normalmente é um hotel, pousada, etc. A organização deve procurar um
local de alojamento próximo onde fica o local onde ocorrerá o evento,
para evitar gastos com transportes. É legal que a organização tenha
antes uma ideia de quantas pessoas deverão comparecer, e fazer um
orçamento com os demais hotéis/pousadas/etc candidatos.

Pode acontecer do local do evento ser o mesmo do alojamento, como foi
no Akademy 2010 em Praia do Forte. É uma possibilidade que vocês devem
verificar.

Nós podemos usar o modelo de página wiki do ano passado para verificar
quem está disposto a ir no dia do evento. A página está em
http://br.kde.org/Akademy-BR_2011

Agora o mais importante é o tempo e balanceamento de custo. Já que
acho que estamos sem projeto de captação de patrocínios para o evento,
e está um pouco em cima para pedir e executar o evento no prazo, o
evento seria bancado pelo KDE e.V. É importante que seja levantado
quanto o evento irá custar e que se tenha tempo de encaminhar  pedido
para o e.V.

Esse foi o principal empecilho. Estava muito em cima, e o e.V. já
tinha patrocinado outras atividades nossas como o FISL, Latinoware e
outras. E o evento estava muito próximo do Latinoware. Não sei dizer
um prazo certo, mas acho que se vocês fecham a planilha de custos do
evento com 2 meses de antecedência da realização, dá tempo do e.V.
decidir se tem grana e de nós comprarmos nossas passagens.

Vi que o evento está marcado para o final de abril, então é bom dar
uma corrida. Como vocês moram em Porto Alegre, não deve ser muito
difícil fazer esse levantamento - eu e a Aracele, que moramos em São
Carlos, fizemos umas 3 viagens para São Paulo apenas para organizar o
Akademy-BR, e conseguimos levantar tudo num prazo adequado.

Conversem com a Camila Ayres, ela já tentou organizar o Akademy em
Porto Alegre e com certeza tem alguns contatos que vocês poderão usar.

No mais amigos, qualquer coisa agora estou um pouco mais online. ;)

Abraços,

-- 
Filipe Saraiva
http://filipesaraiva.info/