<div dir="ltr"><div class="" id="magicdomid4"><span class="">Dear all,</span></div><div class="" id="magicdomid5"><span class="">KDE
 e.V. supports multiple events in the KDE community: Akademy, Lakademy, 
<a href="http://conf.kde.in">conf.kde.in</a>, Randa, sprints, representation of KDE on other events. <br><br>We 
use this email as an occasion to remind you that any KDE community 
member may organize a sprint and we do have a budget to support them. If
 you need more information, </span><span class="">e</span><span class="">mail the Board at <a href="mailto:kde-ev-board@kde.org">kde-ev-board@kde.org</a></span><span class="">.</span><span class=""> For more information on the Travel Cost Reimbursement Policy see </span><span class=""><a href="https://ev.kde.org/rules/reimbursement_policy.php">https://ev.kde.org/rules/reimbursement_policy.php</a></span></div><div class="" id="magicdomid6"><br></div><div class="" id="magicdomid7"><span class="">With
 the high number of requests, handling the reimbursements manually means
 a significant administrative effort. We've tested an</span><span class="">d</span><span class=""> deployed a system that makes it easier for everyone (and thanks to Agustin for suggesting it!): </span><span class=""><a href="https://reimbursements.kde.org/">https://reimbursements.kde.org/</a></span><span class=""> The procedure changes slightly, so please take the time to review it before applying. Here's how it works:</span></div><div class="" id="magicdomid8"><span class="">    </span></div><div class="" id="magicdomid9"><span class="">    For event organizers</span></div><div class="" id="magicdomid10"><span class="">    ================</span></div><div class="" id="magicdomid11"><span class="">    1. Ask the Board for support for your event as usual. Important: provide the budget you need.</span></div><div class="" id="magicdomid12"><span class="">    2. When the </span><span class="">budget</span><span class=""> is accepted, it will be created at </span><span class=""><a href="https://reimbursements.kde.org/">https://reimbursements.kde.org/</a></span></div><div class="" id="magicdomid13"><span class="">    3. Ask the participants to apply at </span><span class=""><a href="https://reimbursements.kde.org/">https://reimbursements.kde.org/</a></span></div><div class="" id="magicdomid14"><span class="">   
 4. Enter your sprint at <a href="http://sprints.kde.org">sprints.kde.org</a><br></span></div><div class="" id="magicdomid14"><span class="">We'll come with a more detailed checklist for the event organizers in the future.<br></span></div><div class="" id="magicdomid15"><span class="">    </span></div><div class="" id="magicdomid16"><span class="">    For event participants</span></div><div class="" id="magicdomid17"><span class="">    =================</span></div><div class="" id="magicdomid18"><span class="">  Before the event:   </span></div><div class="" id="magicdomid19"><span class="">   
 Note that you should first try to get your employer to pay for your 
trip, find a  third  party sponsor or consider paying for it from your 
own funds. If  you wouldn't be able to attend the event because of the 
costs or paying  for it yourself would be a great burden for you because
 you have no or a low income or the costs are especially high, you 
should request  a reimbursement.</span></div><div class="" id="magicdomid20"><span class="">    </span></div><div class="" id="magicdomid21"><span class="">    1. Apply at </span><span class=""><a href="https://reimbursements.kde.org/">https://reimbursements.kde.org/</a></span><span class="">. Log in using your </span><span class="">KDE </span><span class="">Identity user name and password</span></div><div class="" id="magicdomid22"><span class="">    2. Go into Events and choose your event, click on "Travel support"</span></div><div class="" id="magicdomid23"><span class="">   
 3. Fill in the form. Make sure you request the right amount for each 
category. The amount accepted, based on what you entered, will be final.
 You won't get reimbursed more.</span></div><div class="" id="magicdomid24"><span class="">    4. Submit the form and *confirm* it.</span></div><div class="" id="magicdomid25"><span class="">    5. Soon your request will be accepted or you will be asked for more information. The notifications are send by email.</span></div><div class="" id="magicdomid26"><span class=""> After the event:</span></div><div class="" id="magicdomid27"><span class="">     1. Scan or make photos off all the receipts (hotel, transport etc).</span></div><div class="" id="magicdomid28"><span class="">     2. Log in at the site again and go to "Reimbursements"</span></div><div class="" id="magicdomid29"><span class="">     3. Fill the form. You can submit multiple files of receipts.</span></div><div class="" id="magicdomid30"><span class="">     4. Download, print, *sign*, scan and submit the acceptance form from the site. It replaces the old form.</span></div><div class="" id="magicdomid31"><span class="">     5. Submit and *confirm* the request.</span></div><div class="" id="magicdomid32"><span class="">     6. You will be notified when your request is accepted and paid.</span></div><div class="" id="magicdomid33"><br></div><div class="" id="magicdomid34"><span class="">From
 now we're handling all reimbursements using this site. If your event is
 not yet added, or you have any questions or doubts, please mail 
<a href="mailto:kde-ev-board@kde.org">kde-ev-board@kde.org</a>.</span></div><div class="" id="magicdomid35"><br></div><div class="" id="magicdomid36"><span class="">Marta for the KDE e.V. Board</span></div></div>